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Voxtron Communications Center

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Voxtron - Communication Center

Reencaminhe as chamadas, faxes, emails e web chats dos seus clientes, de um modo inteligente e eficiente, para o colaborador mais apropriado.

O Voxtron Communication Center foi desenhado de modo a que possa processar as Chamadas, Faxes, emails e Web chats dos seus clientes sem ter de fazer grandes investimentos.

O objectivo do Voxtron Communication Center é ajudar as empresas a alcançarem um grau elevado de satisfação dos seus clientes, optimizando as formas pelas quais os clientes entram em contacto. O Voxtron Communication Center assegura-se de que não voltará a perder aquela Chamada, Fax, email o Webchat importante certificando-se que os mesmos são encaminhados para a pessoa certa!

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Quando um cliente liga

 

Antes da chamada ser atendida por um agente, informações específicas sobre o chamador, tais como o número de telefone, o número e o nome do cliente são recolhidas. Toda esta informação é usada para decidir como tratar a chamada. O sistema também está equipado com um voice mail (com funcionalidade de voice-to-email) de modo a que os clientes possam deixar mensagens no caso de, por exemplo, não haver nenhum agente disponível.

 

img3Quando um cliente envia um email

 

O Voxtron Communication Center analisa o assunto, o endereço e o conteúdo dos emails que chegam ao seu Contact Centre de modo a determinar qual o melhor agente para tratar do mesmo. Quando o email é aceite pelo agente, o mesmo pode ser lido utilizando o cliente email standard (por exemplo, MS Outlook).

 

img4Quando um cliente envia um Fax

 

O Voxtron Communication Center recebe os Faxes electronicamente, apresentando-os no ecrã do computador do agente mais indicado para proceder ao seu tratamento. O agente também pode enviar Faxes de qualquer aplicação usando a impressora de Fax do Voxtron Communication Center. Todos os Faxes recebidos e enviados são arquivados e podem ser acedidos on-line.

 

img5Realize campanhas de Outbound

 

O Voxtron Communication Center permite-lhe importar uma lista de contactos com os telefones a contactar, e irá automaticamente ligar-lhes. Uma Vez estabelecida a chamada o Voxtron Communication Center irá transferi-la para um agente. O Voxtron Communication Center balanceia o número de chamadas efectuadas com o número de agentes disponíveis. Utilize ainda o módulo de scripting para proporcionar aos seus agentes guiões de conversação.

 

img2Fale online com os seus clientes

 

O Voxtron Communication Center permite-lhe falar com os seus clientes online através de sessões de web chat Um botão é colocado no seu site institucional de modo a permitir aos seus clientes falarem consigo. Esse botão estará offline sempre que não haja agentes logados no contact center. As sessões de web chat também serão tratadas pelos agentes com mais competência para o fazerem.

 

O agente mais apropriado recebe o contacto

 

O "intelligent routing" do Voxtron Communication Center localiza todos os agentes no Contact Center e todos os contactos em espera (Chamadas, emails, Faxes e Web Chats), assegurando-se de que cada contacto é transferido para o agente mais apropriado (que esteja disponível). Isto é feito através de diferentes métodos: 

 

  • Fazendo coincidir os requisitos do contacto com as competências dos agentes – skill based routing
  • Quanto maior o período de espera, maior a prioridade – time based routing
  • Dando preferência ao último agente que o cliente contactou – agent based routing

 

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Voxtron Client

 

Os agentes no Contact Center utilizam o Voxtron Client no seu computador. Este software é fácil de usar e oferece muitas funcionalidades:

 

  • Log on, log off do Contact Center
  • Colocar-se em pausa (por um determinado motivo)
  • Ver o estado dos outros agentes
  • Ver os contactos que estão em espera
  • Controlar completamente o telefone através de "soft keys" (ligar, transferir, pôr em espera,...)
  • Interface em vários idiomas incluindo Português Europeu

 

No entanto, a função principal do Voxtron Client é disponibilizar informações sobre o contacto que foi assignado ao agente. Pode ser facilmente integrado com aplicações de CRM, ERP,  Outlook ou outras.

 

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Administração e Estatísticas

 

Depois do sistema instalado, o administrador precisa criar os agentes (perfis, tempos de wrap-up, permissões, etc), grupos de agentes, assignar competências e configurar os relatórios estatísticos necessários. O Voxtron Communication Center permite configurar e retirar relatórios estatísticos que podem ser enviados automaticamente por email ou ainda configurar os seus relatórios à medida das necessidades da sua empresa.

 

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Dashboards

 

Informações e métricas em tempo real sobre o Contact Center podem ser visualizadas em dashboards. Os dashboards do Voxtron Communication Center possuem uma grande  costumização, bem como o design através de widgets. Vários parâmetros como o número de emails ou chamadas recebidas, média do tempo de espera, qualidade do serviço, etc. Os dashboards do Voxtron Communication Center permitem ainda a edição combinada de parâmetros personalizados de aplicações de negócio com os parâmetros do contact center de modo a ter uma visão de 360º do seu negócio.

 

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Gravação de Chamadas

 

O Voxtron Communication Center oferece uma solução flexível para gravar, arquivar e ouvir as suas chamadas. Esta solução de de gravação pode ser utilizada em ambientes de telefonia tradicional e telefonia IP. Esta solução de gravação permite-lhe:

 

  • Gravar todas as chamadas externas.
  • Configurar as chamadas a serem gravadas com base no número chamador ou no número chamado.
  • Arquivar todas as chamadas, incluindo informações sobre asmesmas (de quem, para quem, duração, etc.)
  • “Recording Center” para ouvir, apagar e guardar gravações.

 

Diferenciadores

 

O Voxtron Communication Center:

 

  • É uma plataforma de atendimento inteligente multicanal
  • Possui um modelo de licenciamento revolucionário (Pay-Per-Use)
  • É completamente independente da central telefónica
  • Possui uma arquitectura distribuída e redundante
  • Proporciona informações de Business Intelligence
  • Permite a integração com outras aplicações de negócio
  • Permite a integração com Microsoft Lync

 

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